Gemütlich das Geschäft Ende Dezember ausklingen lassen – das funktioniert im Einzelhandel nicht. Dann ist für Sie oft die umsatzstärkste Zeit, die intensiver Planung und Bearbeitung bedarf. Und das neue Jahr beginnt. Eben noch stand die Inventur an, jetzt müssen Sie bereits für die nächsten zwölf Monate die Weichen stellen.

Das kann nur mit aussagekräftigen Daten gelingen, Sie benötigen also Kennzahlen aus Ihrer Bilanz. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen den Zweck der Kennzahlen erläutern, die verschiedenen Arten vorstellen und erklären, wie diese Werte berechnet werden.

Warum benötigen Sie Finanzkennzahlen?

Kennzahlen sind der Grundstock für Ihr Controling, um Veränderungen in der Zusammensetzung des Vermögens und der Schulden zu erkennen, zu sehen wie sich der Gewinn aus den Umsätzen ergibt oder ganz allgemein Ihre Budgets gezielt einsetzen zu können.

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen dienen dem Controlling genauso wie Analysten und Banken, um Ihre Bonität zu prüfen.

Welche Kennzahlen sind wichtig?

Sinnvoll ist, Kennzahlen nicht willkürlich, sondern nach Geschäftsfeldern aufzuteilen.

So könnten Sie zum Beispiel den Kundenbereich definieren, das Management im Lager oder die Personalabteilung. Für größere Firmen könnte das unter anderem so aussehen:

• Erfolgs- und Bilanzkennzahlen, z.B. Verwaltungskostenanteil
• Liquiditätskennzahlen, z.B. Debitorenlaufzeit
• Kennzahlen der Personalwirtschaft, z.B. Krankenquote
• Kennzahlen von Produktion und Logistik, z.B. verfügbarer Bestand
• Kennzahlen von Marketing und Vertrieb, z.B. Umsatz pro Kunde
• Kennzahlen des IT-Controllings, z.B. IT-Kosten pro Mitarbeiter
• Finanzierungsregeln, z.B. ausgewogene Kapitalstruktur
• Kennzahlen für den Einkauf und das Bestellwesen, z.B. durchschnittliche Bestellmenge
• Kennzahlen im Bereich Forschung und Entwicklung, z.B. Time To Market oder Implementation

Diese Punkte werden wiederum in einzelne Kennzahlen gegliedert. Exemplarisch dafür haben wir den Bereich Personal herangezogen, der im Einzelhandel wie folgt unterteilt werden kann:

• Durchschnittliche Dauer des Kassiervorgangs
• Durchschnittliche Kassenwartezeit
• Fluktuationsrate
• Kassiergenauigkeit
• Krankenquote
• Personalkostenanteil
• Serviceintensität
• Stundenleistung 

Haben Sie einen kleineren Laden, sind die Daten natürlich nicht so breit aufgefächert. Hier sind Sie mit etwa 25 betriebswirtschaftlichen Kennzahlen dabei. Wichtig sind unter anderem:

• Bruttoumsatz gesamt
• Bruttoumsatz je qm Geschäftsfläche  
• Bruttoumsatz je qm Verkaufsfläche
• Bruttoumsatz je Mitarbeiter
• Wieviel Prozent der Gesamtkosten werden ausgegeben für
• Personal
• Miete
• Lagerhaltung
• Abschreibungen
• sonstige Nebenkosten
• Verwaltungskosten
• Zinsen
• Werbung
• Steuer (MwSt.)... 

Berechnung der Bilanzkennzahlen

Kennzahlen werden mit einfachen Formeln aus den im Unternehmen erzeugten Zahlen berechnet. Dafür führt jedes Geschäft Statistiken, die Grundlage für das Errechnen sind. Oft geht es um Verhältniszahlen, zum Beispiel “Umsatz pro Mitarbeiter”:

Umsatz/Mitarbeiter

Dabei werden die Teilzeitkräfte in Vollzeitmitarbeiter umgerechnet.

Quoten werden in Prozent angegeben und nach folgender Formel ermittelt (zum Beispiel anhand der Out-of-Stock-Quote/Fehlmengenquote):

Was ist bei der Anwendung zu beachten? 

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind gesetzlich nicht definiert, deshalb muss man zur Interpretation immer wissen, wie das Unternehmen selbst seine Zahlen definiert. Es ist zudem notwendig, die Kennzahlen für einen Vergleich einzuordnen, sonst haben sie keine Aussagekraft. Meist erfolgen Gegenübersstellungen mit dem Vorjahr, aber auch Soll-Ist-Abgleiche sowie Benchmarking (innerhalb der Branche werden die Zahlen verglichen) ist möglich.

Viele klein- und mittelständische Unternehmen kennen die Betriebswirtschaftliche Auswertung  (BWA), die ebenfalls Kennzahlen erzeugt, oft sogar im Monatsrhythmus. 

Die Qualität einer BWA hängt jedoch von dem Detailierungsgrad und im Wesentlichen von der Qualität der Buchhaltung ab. Sollten Sie noch offene Fragen zur Anwendung der Kennzahlen haben, rufen Sie mich persönlich unter meiner Durchwahl 0203 - 44 98 999-13 an, um sich kostenlos zu erkundigen. 

Hier ein kurzer Überblick, was Kennzahlen für Sie leisten können und wo ihre Grenzen liegen:

Vorteile

• Das stete Nachhalten von Daten hilft bei der Früherkennung von Abweichungen und Schwachstellen.
• Kritische Kennzahlenwerte als Zielgröße für bestimmte Teilbereiche können definiert werden.
• Kennzahlen sorgen durch ihre Komprimierung für die Vereinfachung von Steuerungsprozessen.
• Der Benchmark wird erleichtert.
• Das Erfassen und die Aktivierung ungenutzter Reserven und Wachstumsmöglichkeiten ist gegeben. 

Nachteile

• Jedes Unternehmen bestimmt seine eigenen Kennzahlen und deren Interpretationen, um die gesteckten Ziele am besten zu erreichen.
• Spielen für den unternehmerische Prozess nur die Kennzahlen die entscheidende Rolle, besteht die Gefahr langfristige Gewinne zu Gunsten kurzfristiger Gewinne zu vernachlässigen..
• Nicht messbare Faktoren können für die Bilanz nicht berücksichtigt werden, wie zum Beispiel Umweltschutz oder Mitarbeiterzufriedenheit.
• Einzelnen Zahlen muss immer eine Vergleichsmöglichkeit entgegengestellt werden, sonst sind sie wertlos.

Fazit

Bilanz- und Erfolgskennzahlen sind die Grundlage für die Planung sowie Steuerung Ihres derzeitigen und zukünftigen Geschäftes. Dazu müssen Sie zwingend korrekte Daten erheben und mit vorhandenen abgleichen. Ohne fundierte Zahlen stehen zukünftige unternehmerische Vorhaben auf tönernen Füßen.

Kennzahlen komprimieren Informationen und können dadurch Unternehmensziele exakt festlegen. Allerdings beschränken sie sich nur auf messbare Faktoren im Unternehmen.

Bilanzkennzahlen werden in jedem Teilbereich Ihres Geschäfts erhoben – von der Lagerhaltung über das Finanzmanagement bis hin zum Verkauf. Sie können die Zahlen sehr einfach mit Verhältnisgleichungen ermitteln und sich selbst Schwerpunkte setzen, um im Wettbewerb Alleinstellungsmerkmale zu generieren.