Was verbinden Sie mit der Inventur, die nun zum Jahresende wieder ansteht? Ist sie stressig und zeitraubend für Sie? Würden Sie am liebsten einen großen Bogen darum machen?

Leider ist das nicht möglich, aber ich möchte Ihnen in diesem Beitrag einige Tipps geben, wie Sie Ihre Inventur so vorbereiten und durchführen, dass Sie zügig und ohne große Strapazen durch die Bestandsaufnahme kommen.

Denn eine Pflicht zur Inventur haben Sie als Einzelhändler in der Regel. Vielleicht wollen Sie auch die Art der Inventur ändern? Ziel sollte es jedoch für Sie sein, die Kosten der Inventur zu senken und Ihre Bestandssicherheit zu erhöhen.

Warum ist die Inventur notwendig?

Die Inventur ist Teil des Jahresabschlusses Ihres Unternehmens. Kurz gesagt wird damit überprüft, welche Waren im Lager sind. Diese Waren werden als körperliche Artikel dargestellt, sie müssen also zähl- oder messbar sein.

Die Bestandsaufnahme ist nötig, um mit korrekten Zahlen für Ihr Unternehmen arbeiten zu können, die Sie für die Buchführung und Bilanz brauchen (wichtig für eine Betriebsprüfung!). Sie erhalten einen Überblick darüber, welche Artikel gefragt sind, welche eher nicht. Was muss noch nachbestellt werden? Mit welchem Wareneinsatz müssen Sie rechnen? Dies ist die Basis für die Kostenkalkulation für die einzelnen Produkte.

Und zudem bieten Sie Service für Kunden und Mitarbeiter, denn Sie wissen sofort, was in Ihrer Firma verfügbar ist.

Wie oft und wann muss man eine Inventur durchführen?

Dafür existieren gesetzliche Regeln: Einmal pro Jahr muss jeder Artikel auf Soll-Ist-Bestand geprüft und dies schriftlich fixiert werden. Ausschlaggebend ist ein Stichtag, regulär ist dies der 31. Dezember. Aber auch bei der Geschäftsübernahme, Unternehmensgründung oder -schließung kann man Inventur machen. Näheres dazu ist in §240 HGB geregelt.

Der Bilanzstichtag kann auch einige Tage vor Silvester gelegt werden, wenn dies der letzte Tag des Geschäftsjahres ist. Im Ergebnis entsteht ein Inventar, welches die Vermögenswerte aufführt.

Der Unternehmer ist frei in seiner Entscheidung, weitere Zwischeninventuren durchzuführen, beispielsweise, wenn Geschäftsbereiche neu gegliedert werden.

So funktioniert eine Inventur im Einzelhandel

Alle Waren kommen auf den Prüfstand – von der Stecknadel bis zur Zementmaschine. Es wird gezählt, gewogen und sogar geschätzt (wenn nämlich ein genauer Wert nicht ermittelt werden kann, zum Beispiel bei großem Schüttgut wie Sand). Kaum ein Mitarbeiter läuft dafür heute noch mit Karteikärtchen durch die Regalreihen. Mit Scannern werden die codierten Waren automatisch erfasst.

Wichtig ist, dass der Lagerbestand sich während der Aufnahme nicht ändert, weil man zum Beispiel Teile der Inventur (Lager) während der Geschäftszeiten durchführt und plötzlich große Mengen eines Artikels abverkaufen muss. Der Kundenverkaufsraum ist während der Inventur stets zu schließen. Aus diesem Grunde werden die Inventuren gerne nach Geschäftsschluss durchgeführt.

Fehlt etwas im Soll-Bestand, muss es ausgebucht werden, da nur der tatsächliche und verkaufsfähige Bestand wichtig ist. Fehlbestände entstehen durch menschliche Irrtümer wie falsche Etikettierung oder Verlust beim Transport, durch Diebstahl, Bruch oder technische Aspekte, zum Beispiel Kassenprobleme. Differenzen fließen komplett in die Gewinn- und Verlustrechnung ein.

Die Softwareindustrie bietet passende Programme zur Warenkontrolle an. State of the art ist die Software wenn der aktuelle Vorrat auf einen Blick zu sehen ist und die Verkäufeschnell abgeglichen werden können, um den Einkauf präzise zu steuern. Programmfunktionen zur Inventurerfassung und -verbuchung sollten immer dabei sein.

Soll es eine Inventur sein, die mittels Listen manuell geführt wird, gibt es dazu geeignete Vordrucke im Internet.

Üblich sind bei größeren Händlern inzwischen monatliche Inventuren, was die Arbeit am Jahresende enorm erleichtert. Zudem hat die Zentrale dann stets den Überblick über die aktuellen Warenlisten der Filialen.

Welche Arten von Inventuren gibt es?

In Deutschland sind vier Arten des Warenabgleichs üblich, zwischen denen ein Unternehmen frei wählen darf:

1. a) Stichtagsinventur
2. b) permanente Inventur
3. c) vor- oder nachgelagerte Stichtagsinventur
4. d) Stichprobeninventur

Ausnahmen gibt es bei leicht verderblichen Waren sowie sehr wertvollen Waren, wo eine zeitnahe Aufnahme der Waren gesetzlich verlangt wird.

a) Stichtagsinventur

Wie der Name Stichtagsinventur sagt, geht es um einen fest gelegten Bilanztag, an dem alle Bestände erfasst und ins Inventar eingetragen werden. Jedoch ist ein wenig Flexibilität gegeben, der Eintrag kann zeitnah um bis zu zehn Tage versetzt erfolgen. Gerade bei großen Mengen oder mehreren hundert Produkten kann so schon einige Tage vor dem 31.12. mit der Inventur begonnen werden, um pünktlich fertig zu sein. Sollten noch Entnahmen oder Zugänge in der Zeit von der Erfassung bis zum Stichtag zu Stande kommen, müssen dafür natürlich Belege gefertigt werden.

Nachteil der Stichtagsinventur ist der große Aufwand an Zeit und Personal, der innerhalb weniger Tage gebraucht wird. Das verursacht hohe Kosten, zumal oft dafür das Geschäft geschlossen werden muss. Somit empfiehlt sie sich nur bei kleineren Läden mit wenigen Produkten.

b) Permanente Inventur

Der Zeitpunkt des Erfassens wird frei gewählt, zum Beispiel bei einem Skigeschäft im Sommer. Trotzdem gilt, dass jeder körperlich vorhandene Artikel mindestens einmal im Jahr gezählt werden muss. Die Voraussetzung der permanenten Inventur ist ein Verwaltungssystem, welches eine Rückrechnung beziehungsweise Fortschreibung des Lagerbestandes gewährleistet.

Am Stichtag der Bilanz zum Jahresende muss also alles trotzdem passen. Diese Inventurart spart Ressourcen, kann exakt geplant werden und ist besonders für ein Geschäft mit relativ vielen Artikeln geeignet, die peu á peu in den Bestand eingepflegt werden können.

c) Vor- oder nachgelagerte Stichtagsinventur 

Bei der verlegten Inventur nach 241 Abs. 3 HGB hat man bis zu drei Monate vor und zwei Monate nach dem Stichtag 31.12. Zeit, den Soll-Ist-Abgleich vorzunehmen. Wie bei der permanenten Inventur muss es auch hier gegeben sein, mit einem Lager- oder Materialwirtschaftssystem die Bestände zurückrechnen oder fortschreiben zu können. Die Methode ist auch für ein Unternehmen mit großen Beständen zu empfehlen, damit es Ende Dezember terminlich nicht zu eng wird.

d) Stichprobeninventur

Während alle drei oben aufgeführten Inventurarten immer eine Vollerhebung erfordern, geht es bei der Stichprobeninventur nur um die Erfassung der wertvollsten Güter komplett plus der restlichen Waren aus Stichproben hochgerechnet. Es lässt sich auf die Formel “20% der Bestandes decken mindestens 80% des Lagerwertes” zusammenfassen.

Zulässig ist das Verfahren nur bei sehr vielen Lagerposten und einer EDV-Lagerverwaltung. Da die hochwertigsten Waren voll gezählt werden, ist der Großteil des Lagerwertes schon festgehalten. Für die restlichen 20% werden zufällige Stichproben ausgewählt, die mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden hochgerechnet werden. Um das System anzuwenden, ist die Genehmigung durch das Finanzamt einzuholen. Eingesetzt wird es von Großunternehmen, die dadurch ihre Inventur optimieren.

Wann kommt der Steuerberater ins Spiel?

Ihre Inventurliste ist ein wichtiges Dokument, was Sie für Ihren Steuerberater bereit halten müssen, weil er es am Jahresende für Ihre Bilanz benötigt. Ein guter Steuerberater kommt gern während Ihrer Inventur vorbei und zeichnet Ihre Listen ab, damit Sie sich Ärger mit dem Finanzamt ersparen.

Er unterstützt Sie auch bei der Wahl der für Sie passenden Art der Inventur, um alle Formalien zu beachten. Heben Sie Ihre Invenur-Unterlagen für steuerrechtliche Prüfungen mindestens zehn Jahre lang auf.

Übrigens sind Steuerersparnisse bereits bei der Inventur drin, weil einzelne, abgegrenzte Warengruppen mit erheblichen Bewertungsabschlägen versehen werden können, weil diese beschädigt oder nicht mehr marktgängig sind. Ohne eine Inventur würde man diese Erkenntnis gegebenenfalls nicht gewinnen. 

Es gibt zudem Geschäfte, die gar keine Inventur machen müssen. Alle Freiberufler und Unternehmer, die mit einer Einnahmenüberschussrechnung agieren, sind davon ausgenommen.

Wie kann ich den Ablauf der Inventur verbessern?

Ihre Inventur macht zwar Arbeit, aber sie ist auch Ihr Frühwarnsystem für die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens. Ein optimiertes Inventurverfahren hilft Ihnen bei Ihren Mühen.

• Arbeiten Sie immer mit realen Zahlen, damit die Bilanz stimmt und Ihre finanzielle Basis nicht auf tönernen Füßen steht. Auch die Mitarbeiter an der Inventur müssen angehalten werden, nicht zu schummeln, um eventuell die Zentrale zufrieden zu stellen.

• Legen Sie einen detaillierten Zeitplan an, der der Größe Ihres Unternehmens angemessen ist. Ist der Zeitrahmen für die Inventur zu knapp bemessen, schleichen sich Flüchtigkeitsfehler ein und die Beteiligten verlieren die Lust. Vielleicht müssen Sie schon Tage zuvor beginnen.

• Vorsorgen können Sie mit monatlichen Inventuren, die weniger aufwändig als die komplette Jahreszählung sind, wenn das “Gerüst” zum Erfassen einmal steht.

• Investieren Sie in eine sichere, leicht zu bedienende Software für Ihre Lagerwirtschaft. Damit ist zu ersehen, welches Kapital eigentlich in Lagern schlummert. Welches Produkt erbringt Ihnen den meisten Gewinn, welches verkauft sich kaum?

• Praktizieren Sie die permanente Inventur, arbeiten Sie nach dem Zufallsprinzip bei der Warenauswahl. Somit schieben Sie unbeliebte Bestände, wie schwierig zu zählende Kleinstteile, nicht vor sich her.

• Beginnen Sie bei der Stichtagsinventur jedoch mit einer Inventuranweisung, um nach festen Regeln vorzugehen, denn dann behalten Sie den Überblick.

• Beziehen Sie alle Mitarbeiter ein, um Kosten für Aushilfen zu sparen. Oft ist eine Inventur während der Geschäftszeiten möglich, je nach Branche gibt es auch ruhige Phasen im Einzelhandel.

• Erkundigen Sie sich, ob eine Stichprobeninventur für Ihr Unternehmen in Frage kommt, was finanzielle Vorteile für Sie bringt.

• Wenn Sie sich die Arbeit nicht zumuten wollen: Externe Dienstleister stehen für Inventuren zur Verfügung. Dabei ist zu prüfen, ob die Kosten-Nutzen-Bilanz sinnvoll ist.

Fazit

Ein nerviges Muss können Sie mit guter Vorbereitung und optimaler Software besser bewältigen, denn als Unternehmer besteht eine gesetzliche Pflicht zur Inventur. Die verschiedenen Inventurarten ermöglichen es Ihnen, die aufwändige Arbeit zeitlich zu entzerren, um so auch konzentrierter inventieren zu können. Fehler können nämlich zu Ärger mit dem Finanzamt führen.

Wichtig für Ihre Inventur sind ein klarer Zeitplan, das Erfassen von realen Zahlen, um bei Betriebsprüfungen zu bestehen, und die mögliche Unterstützung Ihres Steuerberaters. Für weitere Tipps rund um das Thema Inventur im Einzelhandel können Sie mich gerne unter meiner persönlichen Durchwahl 0203 - 44 98 999-13 kontaktieren und sich kostenlos erkundigen.

Die Inventur steht wieder bevor: Wie klappt das in Ihrem Geschäft? Stresst Sie das oder geht es einfach von der Hand? Berichten Sie uns doch von Ihren Erfahrungen.