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Steuerberatung und Finanzplanung
für Produktion und Handel

10 Tipps & 5 Fakten: Betriebsprüfung perfekt vorbereiten und bestehen

betriebspruefung-einzelhandel.jpgBekommen Sie vom Finanzamt den Bescheid, dass in Ihrem Unternehmen eine Betriebsprüfung ansteht, ist das meist kein Grund zur Freude. Habe ich alles richtig verbucht? Ist mein Fahrtenbuch korrekt geführt? Die Umsatzsteuer auch ausgewiesen? Tausend Fragen schießen Unternehmern dann durch den Kopf, weil man horrende Nachzahlungen fürchtet. Ich erkläre Ihnen, wie Sie keine Sorge mehr haben müssen, wenn eine Betriebsprüfung angekündigt ist: Mit diesen Tipps bleiben Sie gelassen.

Fakt 1: Was ist eine steuerliche Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung (BP) wird auch als Außenprüfung der Finanzämter im Rahmen der Steueraufsicht bezeichnet. Dabei werden vor Ort – also in Ihrem Unternehmen – die gesamten Betriebsausgaben und -einnahmen überprüft. Im Mittelpunkt stehen dabei die erklärten Gewinne. Sehr gern überprüft werden Kassenbestände, die geschäftlichen und privaten Ausgaben und die Beraterverträge. Aber auf dem Tisch liegt die gesamte steuerliche Buchhaltung. Betroffen sein können Gewerbetreibende, land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Freiberufler und auch Privatpersonen mit einem hohen Einkommen, wenn sich Unklarheiten bei der Steuererklärung ergeben.

Fakt 2: Wann wird ein Betrieb geprüft?

Eine feste Regel gibt es dafür nicht: Der Betriebsprüfer kann sich jederzeit bei Ihnen ankündigen. "Routinemäßig oder aus besonderem Anlass untersuchen die Prüfer der Finanzämter Betriebe", erklärt Constanze Grüning vom Bund der Steuerzahler.

Die Durchschnittswerte für die aufwändigen Außenkontrollen sehen so aus:

  • Kleinstbetriebe mit jährlichen Umsatzerlösen von maximal 190.000 Euro und maximal 40.000 Euro steuerlichem Gewinn: alle 53 Jahre
  • Kleinbetriebe mit jährlichen Umsatzerlösen oberhalb der Größenordnungen eines Kleinstbetriebes: alle 21 Jahre
  • Mittelbetriebe: alle 11 Jahre
  • Großbetriebe mit jährlichen Umsatzerlösen von mindestens 8 Millionen Euro oder mindestens 310.000 Euro steuerlichem Gewinn (Handelsbetriebe): jährliche Überprüfung Dass dies nur Anhaltspunkte sein können, ist selbstverständlich. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt es auf Unregelmäßigkeiten in seinen Steuerunterlagen gar nicht erst ankommen. Die Wahrscheinlichkeit, geprüft zu werden, steigt, wenn ungewöhnliche Zahlungsvorgänge festgestellt werden, die Umsätze stark schwanken oder bereits in vorherigen Prüfungen erhebliche Nachzahlungen geleistet werden mussten.

Fakt 3: Was sind die Abgrenzungsmerkmale 2016?

Entscheidend ist zudem die Betriebsart. So gelten für Handelsbetriebe, Fertigungsbetriebe, Kreditinstitute und Freie Berufe unterschiedliche Grenzwerte, die sogenannten Abgrenzungsmerkmale. Alle drei Jahre werden diese von der Finanzverwaltung für kleine, mittlere und große Betriebe festgelegt, damit die Unternehmen anhand ihrer Umsatzerlöse voneinander abgegrenzt werden können.

Seit 1. Januar 2016 gelten nun bis 2019 diese Zahlen

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Fakt 4: Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Gut zwei Wochen vor dem Termin bekommen Sie Post, in der die Betriebsprüfung von Ihrem zuständigen Finanzamt angekündigt wird. Dann sollten Sie sofort mit den Vorbereitungen beginnen: Belege, Quittungen und Rechnungen zusammensuchen, die Buchhaltung auf Lücken überprüfen, die noch ergänzt werden müssen und bei komplizierten Fragen auch gern Ihren Steuerberater hinzuziehen.

Der Betriebsprüfer erhält am vereinbarten Termin einen ordentlichen, gesonderten Platz zum Arbeiten sowie Internetzugang. Sie sind als Unternehmer zur Auskunft und Mitwirkung verpflichtet. Kommen Sie dem freundlich und zügig nach – schließlich hat der Prüfer in vielen Punkten einen Ermessensspielraum, den er durchaus zu Ihren Gunsten nutzen kann. Aber Sie müssen nicht jede Frage sofort beantworten, eine Rücksprache mit dem Steuerberater ist oft hilfreich.

Am Ende der Betriebsprüfung steht die Schlussbesprechung, in der Ihnen eventuelle Änderungen von steuerlichen Sachverhalten mitgeteilt werden. Auch erfolgt eine rechtliche Beurteilung und noch strittige Punkte können erläutert werden. Das Ergebnis geht Ihnen als Prüfungsbericht in schriftlicher Form zu.

Fakt 5: Was wird hauptsächlich überprüft?

Betriebsprüfer kontrollieren besonders gern:

a) Kassenbestände

Das ist für den Einzelhandel das A und O: Seien Sie akribisch beim Verbuchen Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Bei gehäuften Fehlbuchungen wird der Finanzbeamte hellhörig und kann im schlimmsten Fall die komplette Buchführung in Frage stellen. Dann kommt eine Schätzung des mutmaßlichen Mehrumsatzes auf Sie zu – und damit drohen hohe Nachzahlungen, die schon so manches kleine Geschäft in finanzielle Schwierigkeiten gebracht haben. Deshalb ist es wichtig, jeden eingenommenen und ausgegebenen Euro genau zu erfassen. Besonders wichtig dabei ist die Kassensturzfähigkeit, d.h. zu jedem Zeitpunkt muss der Bestand der Kasse nachvollziehbar sein. Zu jeder ordnungsgemäßen Kasse gehört ein tägliches Kassenbuch mit Kassenbericht, ein Zählprotokoll und die Z-Bons. Nach den neuen GoBD des Finanzministeriums stellen diese Mängel in Zukunft das Einfallstor für Steuerzuschätzungen dar. Die Registrierkasse muss zudem die neuen Anforderungen des BMF erfüllen.

b) geschäftliche und private Ausgaben

Im Einzelnen sind vor allem Bewirtungsbelege oder die private Nutzung des Firmenwagens interessant. Deshalb sollten Sie auf die richtige Versteuerung dieser Ausgaben achten: Was ist eine Privatentnahme? Was ist eine steuermindernde Betriebsausgabe? Exakt zu trennen ist hier das oberste Gebot.

c) Beraterverträge

Für den Einzelhändler trifft dies nur im eingeschränkten Rahmen zu, aber trotzdem ist es möglich: Zur Anbahnung von Geschäften oder Partnerschaften werden externe Berater oder Vermittler herangezogen, die dann ein Honorar in Rechnung stellen. Manchmal steht dann die Vermutung einer Bestechung im Raum, zum Beispiel, wenn es ganz glatte Beiträge sind. Dem müssen Sie unbedingt vorbeugen, in dem Sie klar nachweisen, wofür das Geld eingesetzt wurde.

Keine Angst mehr vor der Betriebsprüfung

Tipp 1: Werden Sie proaktiv!

Wer ganzjährig seine steuerlichen Bilanzen in Ordnung hält, der braucht bei einer Außenprüfung der Finanzbehörden auch nichts zu befürchten. Deshalb sollten Sie nicht erst handeln, wenn Ihnen der Prüfungstermin zugeht. Denn für eine Nacherklärung ist es dann zu spät. Pflegen Sie stets sauber, korrekt und nachvollziehbar Ihre Steuerunterlagen – das spart viel Arbeit und Nerven!

Tipp 2: Aus Fehlern lernen

Haben Sie bereits eine Betriebsprüfung erfahren, sollten Sie die Konsequenzen daraus ziehen. Denn wer einmal mit seinem Geschäft die Aufmerksamkeit des Finanzamtes erlangt hat, wird gern auch noch ein zweites Mal geprüft. Beherzigen Sie die Empfehlung des ersten Prüfungsberichtes und korrigieren Sie Fehlverhalten, so dass es zu keinen Versäumnissen mehr kommt. Treten wiederholt Unregelmäßigkeiten auf, ist der Weg zur Anzeige wegen Steuerhinterziehung sehr kurz.

Tipp 3: Steuerberater hinzuziehen

Auch wenn es zusätzliche Kosten für Sie sind: Der Rat eines Experten ist bei der Vorbereitung wie auch während es Prüfverfahrens unersetzlich. Ihr Steuerberater hilft Ihnen, die wichtigen Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen und bereitet sie sachlich korrekt für den Betriebsprüfer vor.

Tipp 4: Intensiv vorbereiten

Gehen Sie nicht ohne Planung in eine steuerliche Betriebsprüfung. Je mehr Sie sich mit dem Thema auch fachlich auseinandersetzen, umso sicherer sind Sie bei Rückfragen. Überlegen Sie sich, was der Prüfer von Ihnen erwartet und welche strittigen Punkte es bei der Bilanzierung Ihres Unternehmens geben könnte.

Tipp 5: Nicht den Termin verlegen

Es sollte schon ein sehr gewichtiger Grund sein, der Sie um eine Verschiebung des Prüfungstermins bitten lässt. Denken Sie daran, dass dies zu Ihren Ungunsten ausgelegt werden kann. Wenn es denn unumgänglich ist, sollte der Steuerberater mit dem Prüfer persönlich die nötigen Absprachen treffen, denn der Steuerberater weiß um die jeweiligen Befindlichkeiten.

Tipp 6: Seien Sie kooperativ!

Der Prüfer ist in Ihrem Unternehmen, weil es seine Aufgabe nach Recht und Gesetz ist – und nicht, weil er Ihnen etwas “anhängen” möchte. Deshalb unterstützen Sie ihn durch Ihre freundliche Mitwirkung. Erklären Sie Besonderheiten Ihres Unternehmens in Ruhe und schaffen Sie ihm eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Was Sie nicht tun sollten: Den Betriebsprüfer über die Maßen bewirten, um ihn positiv zu beeinflussen. Verpflegung, die über eine Tasse Kaffee oder ein Glas Wasser hinaus geht, darf er nämlich gar nicht annehmen.

Tipp 7: Machen Sie einen Tax-Check!

Sie haben bei Ihrem Steuerberater die Möglichkeit, elektronisch Einsicht in Ihre Daten beim Finanzamt zu nehmen. Seit 2002 ist die digitale Prüfung erlaubt und kein Prüfer muss mehr Aktenberge mit in die Außenprüfung schleppen. Er schaut einfach in die Buchhaltungsdaten, die Sie bei Ihrer Steuer angegeben haben und vergleicht vor Ort mit Ihren Unterlagen mittels spezieller Prüftsoftware. Wollen Sie wissen, ob es Unregelmäßigkeiten gibt, dürfen auch Sie vorab kontrollieren.

Tipp 8: Tricks der Betriebsprüfer kennen

Einige Unternehmer versuchen, auf nicht legale Weise Steuern zu sparen, in dem Sie zum Beispiel Familienmitglieder zum Schein im Geschäft einstellen. Oder Fahrtenbücher im Nachhinein schreiben (diese Bücher erscheinen jedes Jahr mit einem anderen Deckblatt!). Diese Tricks sind den Steuerbehörden oft bekannt. Es bringt Ihnen also nichts – außer mehr Ärger und Mehrkosten, wenn Sie erwischt werden. Ich rate Ihnen deshalb immer zu einer ehrlichen Buchhaltung, damit eine Betriebsprüfung kein jährlich wiederkehrendes Ereignis wird.

Tipp 9: Differenzen erklären

Fehler passieren, müssen aber nachvollziehbar sein. So ist es möglich, dass man sich beim Verbuchen einer Rechnung in der Kommastelle geirrt hat und statt 12,34 Euro 1.234 Euro einträgt. Geschieht so etwas jedoch regelmäßig, wird es kritisch für die Prüfung. Ein weiteres Beispiel: Sie haben einen Lebensmittelhandel und kaufen Äpfel für 100.000 Euro ein, verkaufen jedoch nur Obst für 80.000 Euro. Ist der Rest verdorben, können Sie die Differenz dem Prüfer klarmachen. Fehlt aber der Bestand kommentarlos, wird er neugieriger in Ihre Bücher schauen. Statistische Methoden wie der Chi-Quadrat-Test helfen übrigens den Finanzbehörden große Datenmengen auf Fehler oder Fälschungen zu kontrollieren. Wohl gemerkt gibt das alleinig jedoch nicht das Recht, eine Zuschätzung zu veranlassen. Die statistischen Methoden sind zur Zeit Gegenstand der Rechtsprechung. Die Entwicklung in dieser Hinsicht bleibt abzuwarten.

Tipp 10: Selbstanzeige als Rettungsanker

Wenn Sie bereits wissen, dass offensichtliche Unregelmäßigkeiten bestehen, kann eine Selbstanzeige beim Finanzamt sinnvoll sein. Wichtig: Diese muss VOR einer angekündigten Betriebsprüfung erfolgen; ist Ihnen bereits ein Prüftermin zugegangen, bringt sie nichts mehr. Die Anzeige schützt vor einem Strafverfahren, jedoch nicht vor der Nachzahlung der Steuern.

Fazit

Ein freudiges Ereignis ist eine steuerliche Betriebsprüfung nie, auch nicht im Einzelhandel. Doch mit guter Vorbereitung und vor allem genauen Führern der steuerlichen Unterlagen unterjährig, können Sie der Außenprüfung des Finanzamtes entspannt entgegensehen. Steht die Betriebsprüfung an, seien Sie kooperativ, haben Sie sämtliche, wichtige Unterlagen parat, klären Sie vorab Unregelmäßigkeiten und fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater. In der Regel werden kleine Unternehmen sehr selten geprüft – wer jedoch dabei nicht aus Fehlern lernt, muss mit hohen Nachzahlungen oder gar einer Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung rechnen.

Brauchen auch Sie Beratung oder aktive Unterstützung bei einer steuerlichen Betriebsprüfung? Wissen Sie, welche Unterlagen Sie dafür benötigen? Ich berate Sie gern ausführlich dazu!

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Heinz Potthast

Autor: Heinz Potthast

Heinz Potthast ist Steuerberater und Wirtschaftsprüfer mit einem großen Erfahrungsschatz durch seine langjährige Tätigkeit bei namhaften Gesellschaften wie KPMG und PKF. Er ist das Gesicht, das übergeordnete Kontrollgremium und der Leiter unserer Kanzlei. Er betreut jeden unserer Kunden persönlich. Heinz Potthast is tax consultant in Germany with an huge international network to help companies all over the world.

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