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Steuerberatung und Finanzplanung
für Produktion und Handel

Bestandsveränderung in der BWA: So behalten Sie immer den Überblick

kreditkarte-gebuehren-einzelhandel.jpgUm den Einkauf und Verkauf von Waren zu verbuchen, haben sich in der Buchhaltung zwei unterschiedliche Methoden entwickelt. Am Jahresende führen beide zum gleichen Ergebnis, aber nur bei einer Methode kann auch unterjährig, also innerhalb des Jahres, der Überblick über die Warenbestände und die Entwicklung der Roherträge durch die BWA behalten werden. In diesem Beitrag lege ich Ihnen dar, welche Methode Ihnen einen besseren Überblick über Ihre aktuelle wirtschaftliche Lage verschafft.

Die ineffiziente Methode

Sie wird von vielen Mittelständlern angewendet: Der Wareneinkauf wird als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gebucht. Die eingekaufte Ware fließt im vollen Betrag in den Aufwand des Unternehmens ein und mindert dort den Erfolg. Verkäufe werden als Umsatz verbucht. Das Bestandskonto “Warenbestand” bleibt somit bis zur nächsten Inventur unverändert.

Wenn innerhalb der betrachteten Periode mehr verkauft als eingekauft wird, ist die Differenz positiv, d.h. der Gewinn wird zu hoch ausgewiesen, weil die Ausbuchung des Warenbestands als Aufwand noch fehlt. Das Problem dabei: Es wird nicht wirklich klar, wie viel Geld das Unternehmen verdient hat.

Bei der Inventur am Jahresende werden dann die Buchungen korrigiert, indem die Bestandsveränderungen über die Inventur ermittelt werden. Mit einer Korrekturbuchung wird der Saldo des Kontos “Warenbestand” an den Inventurwert angepasst, die Gegenbuchung erfolgt auf dem Aufwandskonto “Wareneinsatz”. Die Überraschung kommt dann am Jahresende.

Diese Methode ist recht einfach und erfreut sich daher so großer Beliebtheit. Innerhalb einer Periode haben Sie dann jedoch keinen Überblick über Ihre tatsächliche Ertragslage! Sie können aus der Buchhaltung nicht ablesen, wie sich die Bestände oder die Roherträge entwickeln.

Die bessere Methode

Im Gegensatz zur ersten Methode wird bei jeder Bestandsveränderung (monatlich) der Aufwand oder Ertrag aus den Bestandsveränderungen ermittelt und gebucht. Schlussfolgernd ist die unterjährige betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) genauer, und es gibt keine wesentlichen Angleichungsbuchungen bei der Schlussbilanz.

Weitere Vorteile sind, das der erzielte Rohgewinn und der tatsächliche Warenbestand sofort abrufbar sind. Monatlich könnten Sie so ihre aktuellen Erlöse vergleichen, um die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens regelmäßig zu prüfen, denn die BWA kann als eine Art Erfolgsindikator (“Gehaltsabrechnung”) des Unternehmens verstanden werden, da daraus auch die Entnahmemöglichkeiten für den Unternehmer abgeleitet werden können. Was nicht verdient wurde, sollte auch nicht dem Betrieb entnommen werden.

Arbeitet man mit Planzahlen, so kann der monatliche Vergleich zwischen Soll und Ist dieZielerreichung sichtbar machen und Anlass geben, seine Strategie im Hinblick auf das Warenangebot, den Werbeauftritt oder der Vertriebswege. Damit haben Sie Ihre Zahlen immer aktuell vor Augen, jedoch gilt es zu bedenken, dass der Ist-Wert immer die neue Basis für die zukünftige Planung ist. Wie sich die Abweichungen vom Soll-Ist-Plan auf Finanz- und Liquiditätspläne auswirken, ist gesondert zu untersuchen.

Es ist sinnvoll, diese monatliche Übersicht auch grafisch darzustellen, um Erlöse, Kosten und Gewinn auf einen Blick zu erkennen. Wenn diese Darstellung auf einer monatlichen Zeitreihe beruht, kann man sehr einfach auch einen Trend für das Jahr erkennen.

Was muss in einer BWA enthalten sein?

Diese wichtigen Gesichtspunkte sollten Sie in Ihrer unterjährigen betriebswirtschaftlichen Auswertung beachten:

  • Aufwendungen und Erlöse sollten periodengerecht abgebildet werden
  • Darlehensbeträge (Zinsen und Tilgung)
  • Anzahlungen und Einbehalte
  • Rechnungsabgrenzungen für Erlöse und Aufwendungen
  • Rückstellungen für jährliche Kosten, z.B. Weihnachtsgeld, Jahresabschluss
  • private Teilkostenübernahme (PKW-Eigenverbrauch)
  • Eigenverbrauch aus Warenentnahmen
  • aktuelle Lagerbestände müssen unterjährig in der Bilanz ausgewiesen werden :
    • Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe
    • fertige (ständige Inventur) und unfertige Erzeugnisse
    • andere Produkte

→ Eine Bestandserhöhung bedeutet Gewinn

→ Eine Bestandsminderung bedeutet Verlust

Je weniger unterjährig fehlt, um so besser ist die BWA. Bei der unterjährigen Erfassung von einmaligen Aufwendungen und deren Verteilung sollte man sich auf wesentlichen Elemente beschränken

Fazit

Eine BWA ist nur so aussagekräftig wie die Qualität der zugrundeliegenden Buchhaltung. Die sich ergebenden Qualitätsmerkmale liegen in der unterjährigen periodengerechten Abgrenzung der Aufwendungen und Erträgen. Empfehlenswert ist die monatliche Bestandsveränderung, bei der Aufwand oder Ertrag aus den Bestandsveränderungen ermittelt und gebucht werden: Das verschafft einen genaueren Überblick und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens wird regelmäßig geprüft.

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Heinz Potthast

Autor: Heinz Potthast

Heinz Potthast ist Steuerberater und Wirtschaftsprüfer mit einem großen Erfahrungsschatz durch seine langjährige Tätigkeit bei namhaften Gesellschaften wie KPMG und PKF. Er ist das Gesicht, das übergeordnete Kontrollgremium und der Leiter unserer Kanzlei. Er betreut jeden unserer Kunden persönlich. Heinz Potthast is tax consultant in Germany with an huge international network to help companies all over the world.

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