Die Abkürzung BWA haben Sie mit Sicherheit schon einmal gehört und vielleicht auch schon den ein oder anderen Blick auf Ihre BWA geworfen.

Wenn Sie Ihre Belege mit einem Buchhaltungsprogramm oder von einem externen Dienstleister wie einem Buchhaltungsbüro oder einem Steuerberater erfassen und verwalten lassen, erhalten Sie in den meisten Fällen zwölfmal im Jahr eine BWA, da sich diese unmittelbar aus den Daten der Buchhaltung ergibt.

Für viele Unternehmer und Einzelhändler ist die BWA dabei vor allem eines: Ein Zahlensalat, der lieber schnell zur Seite gelegt wird. Dabei wird jedoch ein wichtiges Werkzeug zur Unternehmenssteuerung vernachlässigt.

Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, warum eine BWA wichtig ist, wie diese aufgebaut ist, welche Werte Ihnen was genau sagen und wie Sie die BWA richtig einsetzen können, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu führen.

Was ist eine BWA?

BWA steht für betriebswirtschaftliche Auswertung und liefert einen monatlichen oder quartalsweisen Überblick über die Kosten- und Erlössituation Ihres Unternehmens auf Basis der Finanzbuchhaltung. Dabei orientiert sie sich vom Aufbau her an einer Gewinn- und Verlustrechnung.

Warum ist eine BWA wichtig?

Im Gegensatz zu der nur einmal im Jahr aufgestellten Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung erhalten Sie die BWA unterjährig und haben so die Möglichkeit, die Ertragssituation Ihres Unternehmens im laufenden Geschäftsjahr zu überprüfen, besondere Geschäftsvorfälle zu identifizieren und gegebenenfalls Maßnahmen einzuleiten, die für die Entwicklung des Unternehmens wichtig sind.

Außerdem dient die BWA den Banken als Entscheidungsgrundlage für Kreditentscheidungen bzw. deren laufende Überwachung – es ist also durchaus sinnvoll, wenn Sie wissen, welche Werte Sie Ihrer Bank präsentieren und was diese Werte über Ihr Unternehmen aussagen.

Aus welchen Bestandteilen setzt sich eine BWA zusammen?

Grundsätzlich kann die BWA individuell gestaltet und angepasst werden. Innerhalb einer BWA kann zum Beispiel ein Vorjahresvergleich gezogen werden (Ist-Ist-Vergleich) oder eine Abweichungsanalyse erfolgen, wenn vorher ein erwarteter Jahresverlauf eingetragen worden ist (Plan-Ist-Vergleich). Welche Form für Sie die richtige ist und wie Sie dies einstellen können, müssen Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Steuer- oder Unternehmensberater besprechen.

Im Folgenden wird von der Standard-BWA des Programmes DATEV ausgegangen, welche auch als kurzfristige Erfolgsrechnung bezeichnet wird. Hier sehen Sie eine BWA, die mit DATEV erstellt und in Excel exportiert worden ist. Die Zahlen sind nur beispielhaft zu sehen und liefern keine Anhaltspunkte für die Bewertung Ihres Unternehmens.

Kurzfristige Erfolgsrechnung

Die kurzfristige Erfolgsrechnung setzt sich in der Regel aus 31-33 Zeilen und 11 Spalten zusammen, die im Folgenden kurz vorgestellt werden.

1. Spalte: Bezeichnung der Posten (z.B. ‘Umsatzerlöse’)
2. Spalte: Kosten und Erlöse des soeben abgelaufenen Monats in Euro
3. Spalte: Verhältnis der Kosten und Erlöse zu der Gesamtleistung (meistens die Umsatzerlöse) in % (z.B. Personalkosten: 30%. Es werden 30% der Umsatzerlöse für Personalkosten ausgegeben)
4. Spalte: Verhältnis der Kosten und Erlöse zu den Gesamtkosten (ACHTUNG: Zu den Gesamtkosten zählen nicht die Kosten für Ware und Material, da diese bereits beim Rohertrag berücksichtigt werden)
5. Spalte: Verhältnis der Kosten und Erlöse zu den Personalkosten
6. Spalte: Aufschlag: Das Verhältnis des betrieblichen Rohertrages zum Materialeinsatz. Wenn der Aufschlag z.B. 200% beträgt, erhalten Sie für jeden Euro, den Sie für Ware und Material ausgeben, 2 Euro zurück, mit denen Sie die übrigen Kosten decken müssen.
7. Spalte und alle folgenden: In diesen Spalten sind die gleichen Aussagen wie in den ersten sechs Spalten abgetragen, jedoch wird als Verhältniswert jeweils der kumulierte Wert der vorangegangenen Monate eines Geschäftsjahres gesetzt

Die Zeilengeben die einzelnen Kosten- oder Erlösposten an. Die wichtigsten für Einzelhändler stelle ich Ihnen hier vor:

4. Zeile:Gesamtleistungen (Umsatzerlöse + Bestandsveränderungen + aktivierte Eigenleistungen). Aktivierte Eigenleistungen sind für Sie dann relevant, wenn Sie eine Bilanz erstellen und selbsterstellte Sachanlagen (wie z.B. Maschinen oder Gebäude) in Ihrer Bilanz ausweisen müssen.

6. Zeile:Rohertrag (Gesamtleistung - Materialeinkauf/Wareneinsatz)
8. Zeile: Betrieblicher Rohertrag (Rohertrag + sonstige betriebliche Erlöse)21. Zeile: Gesamtkosten: Die Summe aller vorher aufgelisteten Kostenpunkte wie Raum- und Personalkosten sowie Steuern, Abschreibungen uvm.

22. Zeile:Betriebsergebnis (betr. Rohertrag - Gesamtkosten)

25. Zeile: Neutraler Aufwand insgesamt (Zinsaufwand + Steuern + sonst. neutrale Aufwendungen)
29. Zeile: Neutrale Erträge insgesamt (Zinserträge + sonst. neutrale Erträge + verrechnete kalkulatorische Kosten)

31. Zeile: Ergebnis vor Steuern (Betriebsergebnis - neutrale Aufwendungen + neutrale Erträge)
33. Zeile: Vorläufiges Ergebnis (Ergebnis vor Steuern - Steuern)

Nun wissen Sie, aus welchen Bestandteilen eine BWA besteht. Aber wonach kann eine BWA beurteil werden?

Was macht eine gute BWA aus?

Eine BWA sollte immer so gestaltet sein, dass sie das Geschäft realistisch wiederspiegelt. Wichtig ist dabei weniger der Aufbau einer BWA (je nach Programm kann dieser schließlich auch gar nicht variiert werden), sondern mehr die Abbildung der Geschäftstätigkeit auf der Sachkontenebene:

Die Umsatzerlöse sollten eine der Geschäftstätigkeit entsprechende Untergliederung haben, um abzubilden, aus welchen Bereichen die Umsätze erzielt werden. So kann man ein Modehaus nach einzelnen Abteilungen oder nach Vertriebswegen gliedern (wie stationärer vs. online Handel bzw. einer Mischung aus beiden).

Mit der Aufgliederung der Umsatzseite ist es jedoch nicht getan, denn die Wareneinsätze müssen in der gleichen Weise gegliedert werden, um den Erfolg des Handels, den Deckungsbeitrag oder auch den Rohgewinn der gewählten Untergliederung zuordnen zu können.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Wareneinsätze erst dann in den Aufwand gebucht werden, wenn auch der Umsatz gebucht wird. Diese Vorgehensweise bedingt, dass die Wareneinkäufe zunächst in den Warenbestand gebucht wird. Die gleichzeitige Buchung von Umsatz und Wareneinsatz muss dann vom Warenwirtschaftssystem bzw. vom Kassensystem gesteuert werden.

Beispiel 1: Aufgrund saisonaler Einschnitte kaufen Sie viermal im Jahr große Mengen ein, zum ersten Mal im Februar. Diesen Wareneinsatz buchen Sie sofort als Aufwand. Ende Februar erhalten Sie natürlich ein schlechtes Monatsergebnis in der BWA, da Sie für die nächsten 3 Monate eingekauft, aber noch wenig wieder verkauft haben. Im März erhalten Sie wieder ein positives Betriebsergebnis, im April ebenso. Da Sie wissen, dass Sie im Februar viel eingekauft haben, sind Sie dazu geneigt, zu glauben, Ihr schlechtes Ergebnis würde aus dem großen Einkauf resultieren. Sie haben also gar keinen realitätsnahen Überblick über Ihre Unternehmenssituation mehr und die BWA erfüllt Ihren Zweck nicht, da Sie ein verzerrtes Bild darstellt.

Lösung: Sie müssen die Wareneinsätze nach den Verkäufen buchen. Sobald Sie den Einkauf getätigt haben, aktivieren Sie dies in der Bilanz, buchen es aber noch nicht in den Aufwand. Dies soll erst dann passieren, wenn die Ware auch verkauft worden ist. So können Sie im laufenden Jahr besser erkennen, ob ein Gewinn entstanden ist. Auch kann ein Programm wie DATEV keinen Warenumschlag ermitteln, wenn Sie sofort nach Einkauf in den Aufwand buchen. Ebenso sollten Sie mit Einzahlungen verfahren, für die Sie noch keine Leistung erbracht haben. Buchen Sie Anzahlungen von Kunden bspw. erst dann als Ertrag, wenn Sie dem Kunden die Ware geliefert haben.

Neben der umsatzbezogenen Buchung des Wareneinsatzes sollten auch die anderen Kosten und Erlöse den richtigen Monaten zugeordnet werden, z.B. Buchung der Abschreibungen oder Abgrenzung von Versicherungskosten, damit das Ergebnis des Monats auch das Ergebnis ist, welches man tatsächlich verdient hat.

Für Ihre Steuern ist das übrigens egal, da das Ergebnis am Jahresende identisch ist. Mit dieser Methode können Sie im laufenden Geschäftsjahr aber besser überprüfen, wo Sie stehen.

Mit einer solchen BWA im obigen Sinne können Sie auch die Entnahmen (Ihren Unternehmerlohn) besser steuern, weil Sie genauer wissen, was Sie verdient haben. Viele Einzelhändler tätigen private Zahlungen aus der Unternehmenskasse, z.B. für Kranken- und Rentenversicherung oder Einkommensteuer. Dabei geht schnell der Überblick dafür verloren, ob das entnommene Geld überhaupt schon verdient worden ist, da Privatentnahmen nicht in der BWA verzeichnet sind. Viele Unternehmer geraten so mit der Unternehmen in eine finanzielle Schieflage, weil das Geschäft die zu hohen Privatentnahmen finanzieren muss. Das Eigenkapital ist in solchen Fällen sogar negativ und steht als nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag auf der Aktivseite der Bilanz.

Lösung: Statt Ihre Lebenshaltungskosten aus der Unternehmenskasse zu bezahlen, können Sie sich jeden Monat Ihren “Lohn” auf Ihr Privatkonto überweisen. Dieser sollte ⅔ des (geplanten) Gewinnes nicht überschreiten, um eventuelle Schwankungen ausgleichen zu können, sodass Sie nicht in Zahlungsschwierigkeiten geraten.

Nur mit einer BWA, die die oben genannten Qualitätsmerkmale aufweist, können Sie Ihr Unternehmen erfolgreich steuern.

Welche Werte der BWA sind für Händler besonders wichtig?

Grundsätzlich sollten Sie sich natürlich jeden Wert der BWA einmal zur Gemüte führen und Abweichungen hinsichtlich möglicher Ursachen analysieren. Im Folgenden möchte ich Ihnen aber einige Werte vorstellen, auf die Sie ein besonderes Augenmerk legen sollten:

• Ihr erster Blick fällt vermutlich auf das Betriebsergebnis in Zeile 22. Ist dieses negativ, wissen Sie sofort, dass in diesem Monat etwas nicht funktioniert hat. Interessant ist aber auch das Ergebnis im Verhältnis zur Gesamtleistung in Zeile 22, Spalte 3, oft auch als Rendite bezeichnet. Weicht diese stark von dem kumulierten Wert in Zeile 22, Spalte 8 ab?
• Personalkostenquote: Die Personalkostenquote gibt das Verhältnis von Personalkosten zu der Gesamtleistung an und ist in der BWA meistens unter Zeile 10, Spalte 3 zu finden. Dieser Wert eignet sich besonders gut für den Unternehmensvergleich mittels Benchmarking, wobei Sie sich mit den Unternehmen der gleichen Branche vergleichen sollten (die Zahlen können Sie zum Beispiel bei Branchenverbänden oder auch den Banken besorgen, die ebenfalls Analysen erstellen). DATEV bietet auf Basis der im Rechnungswesen erfassten Unternehmen ebenfalls Branchenvergleiche an.
• Die Mietquote findet sich unter Zeile 11, Spalte 3 und bezeichnet das Verhältnis der Raumkosten zur Gesamtleistung. Sie sollte 7% nicht übersteigen, wobei dies natürlich standortabhängig zu sehen ist.
• Interessant können auch die PKW Kosten sein, da der Erfahrung nach hier oft Geschäftliches mit Privatem vermischt und viel Geld gelassen wird, obwohl das Betriebsergebnis das eigentlich nicht erlaubt.
• Der Deckungsbeitrag ist in der Standard BWA nicht enthalten, wie von DATEV aber automatisch eingestellt, wenn richtig gebucht wurde. Er stellt für den Handel eine sehr wichtige Kennzahl dar und sollte – je nach Produkt – 50-70% betragen.
• Sofern Sie “richtig”, also verkaufsbezogen, buchen, wird ein Warenumschlag erstellt. Dieser gibt Ihnen einen Hinweis darauf, bei welchen Produkten es sich um Ladenhüter handelt, die möglicherweise aus dem Sortiment entfernt werden müssen.

Was deckt die BWA nicht ab?

Die BWA liefert keinen Aufschluss über die Liquiditätssituation Ihres Unternehmens.

Das liegt daran, dass in der BWA keine Forderungen und Verbindlichkeiten, Investitionen und Rechnungsabgrenzungsposten enthalten sind. So kann es zu der Situation kommen, dass in der BWA zwar ein Gewinn ausgewiesen wird, das Bankkonto aber dennoch leer ist, weil bestimmte Geldflüsse nicht erfasst werden.

Die Finanzbuchhaltung von DATEV bietet zur Beurteilung der Liquiditätslage zwei Auswertungen an:

Die Bewegungsbilanz zeigt auf, aus welchen Veränderungen der Bilanzpositionen sich die Liquiditätsverwendung ergibt. So werden die Bilanzpositionen aufgelistet, die für die Mittelherkunft stehen, d.h. eine Erhöhung der Passivposten und eine Verminderung der Aktivposten. Die Mittelverwendung, d.h. eine Erhöhung der Aktivposten und Verminderung der Passivposten, gibt an, wofür das Geld ausgegeben wurde.

Die Auswertung der statischen Liquidität zeigt auf, welche kurzfristig zu realisierende Vermögensgegenstände wie Bankguthaben und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen für die Bezahlung von kurzfristigen Verbindlichkeiten zur Verfügung stehen. Je größer die Überdeckung (mehr Bankguthaben und Forderungen als Verbindlichkeiten), umso besser ist die Liquiditätssituation. Spätestens bei einer Unterdeckung besteht Handlungsbedarf, der mit einer detaillierten Analyse einhergehen sollte. Eine Planung der statischen Liquidität über die Monate führt zu einem Finanzplan, d.h. einer dynamische Darstellung der Liquidität.

Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Geschäftsstellen betreiben, können Sie außerdem eine Kostenstellenrechnung einführen, die in der BWA jedoch nicht abgebildet werden kann. Die BWA liefert nur einen Überblick über die verschiedenen Kostenarten (wie Raum- und Personalkosten), jedoch keine Informationen darüber, an welcher Stelle diese Kosten entstanden sind (zum Beispiel in der Filiale in der Innenstadt oder in der Filiale außerhalb). Es besteht keine Möglichkeit, die Kostenstellen in der BWA sichtbar zu machen.

Was ist eine BWA mit Summen- und Saldenliste?

Die BWA mit Summen und Saldenlsite wird häufig von Banken verlangt, d.h., die Bank verlangt eine BWA einerseits und eine Summen- und Saldenliste (SuSa) andererseits. In der SuSa sind alle Konten, also Bestandskonten und Erfolgskonten, enthalten. Dies ergänzt die Informationen, die kein Bestandteil der Standard BWA sind und ist notwendig, um eine Bilanzanalyse durch die Bank möglich zu machen.

Warum tauchen Bestandsveränderungen in der BWA auf?

Die Bestandsveränderung ist vor allem für einen Produktionsunternehmer wichtig und soll darstellen, welcher Wert an fertigen und unfertigen Erzeugnissen hergestellt worden ist, um die Gesamtleistung eines Unternehmens auch dann korrekt abzubilden, wenn die hergestellten Erzeugnisse noch nicht verkauft worden sind.

Handelsunternehmer haben eigentlich keine Bestandsveränderungen, obwohl die Bewegungen in der Inventur meistens auf dieses Konto gebucht werden. Somit handelt es sich dabei um einen Korrekturposten zum Wareneinsatz und könnte auch als solcher gebucht werden.

Was passiert, wenn eine BWA falsch ist?

Einerseits ist die BWA ein nützliches Instrument für Sie, um den Überblick zu behalten, wird somit also intern genutzt. Andererseits verlangen vor allem Banken häufig eine BWA, sodass auch eine externe Nutzung vorliegt.

Daher ist es natürlich wichtig, dass die BWA korrekt geführt worden ist, da sonst Kredite möglicherweise nicht an Sie vergeben werden. Ein Fehler kann jedem Mal passieren und kann in der Regel leicht entdeckt werden, wenn Sie oder Ihr Berater die BWA erneut durchgehen.

Das bewusste Fälschen einer BWA mit dem Ziel, einen Kredit zu erhalten, stellt eine Straftat (Kreditbetrug) dar.

Fazit: Wie aussagekräftig ist eine BWA?

Die BWA ist eine hoch aggregierte Auswertung der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens. Sie bietet daher einen übersichtlichen und relativ leicht verständlichen Überblick, wodurch aber Informationen verloren gehen (zum Beispiel darüber, auf welchen Kostenstellen Kosten entstanden sind).

Auch werden keine Angaben über die Liquiditätssituation Ihres Unternehmens oder produktbezogene Deckungsbeiträge gemacht, welche für den Einzelhandel sehr wichtig sind.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist daher das Mindeste, aber eigentlich zu wenig.

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