Wenn Sie international unternehmerisch tätig sind, müssen Sie Rechnungen an Einwohner der verschiedensten Länder stellen. Um dabei immer steuerrechtlich korrekt zu handeln und auch im Falle einer umfassenden Betriebsprüfung ein reines Gewissen haben zu können, müssen einige Regeln beachtet werden. Welche dabei für die Rechnungsstellung im europäischen Ausland gelten, möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen.

Wann müssen überhaupt Rechnungen ausgestellt werden?

Im Grunde genommen müssen und sollten Sie immer Rechnungen ausstellen – bei Leistungen an Unternehmer (B2B) wie auch bei Leistungen an Endverbraucher (B2C).

Welche Fristen müssen dabei eingehalten werden?

Wenn Sie der Rechnungserteilungspflicht unterliegen, also eine Rechnung stellen müssen, müssen Sie dies innerhalb von sechs Monaten nach dem Ausführen Ihrer Leistung erledigen.

Wenn Sie eine innergemeinschaftliche Lieferung ausführen, also an ein anderes Unternehmen innerhalb des europäischen Auslandes liefern, müssen Sie die Rechnung bis zum 15. des nächsten Monats ausgestellt haben.

Wann muss die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden?

Wenn Sie an eine Privatperson Waren oder Dienstleistungen verkaufen, müssen Sie die Umsatzsteuer mit dem Umsatzsteuersatz des Landes des Sitzes der Privatperson ausweisen. Zu beachten sind dabei jedoch die Schwellenwerte des jeweiligen landes zur umsatzsteuerlichen Registrierung. Wir verweisen diesbezüglich auf unseren Beitrag zur umsatzsteuerlichen Registrierung in Deutschland.

Wenn Sie an ein Unternehmen verkaufen, müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, denn die Steuerschuldnerschaft geht in diesem Fall an den Leistungsempfänger über. Das muss auch auf der Rechnung vermerkt werden, zum Beispiel durch den Zusatz “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”.

Doch hierbei gibt es Ausnahmen, zum Beispiel bei Telekommunikationsdienstleistungen, Rundfunk und Fernsehen sowie elektronische Dienstleistungen in Rahmen des One Stop Shop Verfahrens. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen Steuerberater.

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und keine Umsatzsteuer abführen müssen, muss auch das auf der Rechnung vermerkt werden.

Auch hierbei ist Vorsicht geboten: Wenn Sie in Ihrem Land als Kleinunternehmer gelten, gilt dies nicht zwingend auch für ein anderes EU-Land. Im Einzelfall muss geprüft werden, ob Sie sich umsatzsteuerlich registrieren lassen müssen.

Wann muss ich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer meines Kunden auf der Rechnung angeben?

Sie müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden vor allem in einem Fall angeben: Nämlich dann, wenn es sich bei dem Geschäft um eine innergemeinschaftliche Lieferung handelt, die von Ihrem Kunden in seinem Ansässigkeits Staat versteuert werden muss.

Welche Angaben müssen bei einer Rechnung gemacht werden?

Die notwendigen Angaben bei einer Rechnung über 150€ finden sich im § 14 Abs. 4 Nr. 1 bis 10 USt.:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Diese Angaben müssen jedoch nicht in alle in einem einzigen Dokument zu finden sein. Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, wenn diese alle vom Rechnungsaussteller, also Ihnen, erstellt worden sind.

Außerdem müssen in dem Dokument, in welchem der Rechnungsbetrag und der darauf entfallende Steuerbetrag zusammengefasst sind, die anderen zugehörigen Dokumente eindeutig benannt werden (zum Beispiel durch Namen, Nummern oder Datum des Dokumentes).

Bei einer Rechnung unter 150€, der sogenannten Kleinbetragsrechnung, sind nur folgende Angaben notwendig:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers;
• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung;
• Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe;
• Steuersatz für die Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung;
• ab dem 1.1.2004 muss auch das Ausstellungsdatum der Rechnung angegeben werden.

Ein gesonderter Umsatzsteuerausweis muss damit nicht erfolgen. Auch der Zeitpunkt der Leistung und Angaben über den Leistungsempfänger sind nicht notwendig.

Keine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn das leistende Unternehmen für eine Leistung mehrere Rechnungen erstellt, die jeweils unter 150,00 € bzw. 100,00 € betragen.

Für den Vorsteuerabzug muss der Leistungsempfänger den Rechnungsbetrag in ein Entgelt für die Leistung und in den Steuerbetrag (Umsatzsteuer) aufsplitten.

Aus Gründen der Prozesssicherheit sollte jedoch auf eine Reduzierung der Angaben verzichtet werden.

Was ist bei periodischen Rechnungen zu beachten?

Wenn sich die Rechnungen immer wiederholen, weil sie Teil eines Vertrages über ein Dauerschuldverhältnis ist, müssen Sie nicht in jeder Rechnung alle Angaben aufführen. Es reicht, wenn sich diese Angaben aus dem Vertrag ergeben.

Welche Folgen haben fehlende oder unabsichtlich falsche Angaben?

Haben Sie Angaben auf der Rechnung vergessen oder einen Fehler gemacht, zum Beispiel die Umsatzsteuer-Identifikationsummer des Kunden nicht überprüft, kann es sein, dass Sie die Umsatzsteuer selbst begleichen müssen (falls eine Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers vorliegt) oder die Vorsteuer nicht ziehen können, d.h erstattet bekommen..

Gilt eine Gutschrift auch als Rechnung?

Eine von Ihrem Kunden (dem Leistungsempfänger) ausgestellte Abrechnungkann auch als Rechnung gelten wenn dies vorher vereinbart war und die Rechnung muss die Angabe “Gutschrift” beinhalten. Dann gilt für eine Gutschrift dasselbe wie für eine Rechnung, d.h. es müssen alle notwendigen Angaben enthalten sein. Diese Wirkung verliert die Gutschrift jedoch, wenn Sie ihr widersprechen. In diesem Fall müssten Sie also eine eigene Rechnung ausstellen.

Sind Rechnungen nur mit Unterschrift gültig?

Nein, eine Rechnung ist auch ohne Unterschrift gültig.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden? Sie müssen Ihre Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren.

Muss ich auch eine Rechnung stellen, wenn ich an mich selbst liefere?

Ja, auch in Fällen, bei denen Ware innerhalb eines Unternehmens an einen anderen Mitgliedsstaat der EU geliefert werden (unselbständige Betriebsstätte), muss eine “Pro-forma-Rechnung” ausgestellt und der Erwerb in dem anderen EU-Land versteuert werden. Dieses Verbringen eines Gegenstandes wird umsatzsteuerlich wie eine innergemeinschaftliche Lieferung und Erwerb abgewickelt.

Was muss bei Rechnungen ins Ausland noch beachtet werden?

Bei Rechnungen mit Auslandsbezug sollte der Grundsachverhalt immer mit dem Steuerberater abgestimmt sein, da es ja auch noch Spezialitäten wie umsatzsteuerliche Reihengeschäfte mit dem Problem der bewegten Lieferung gibt oder die umsatzsteuerlichen Dreiecksgeschäfte.

An wen kann ich mich bei weiteren Fragen wenden?

Ansprechpartner bei Unsicherheiten rund um das Thema Rechnungsstellung sollte Ihr Steuerberater sein. Auch auf den Internetpräsenzen der jeweiligen Finanzämter oder der Industrie- und Handelskammer können Sie sich informieren. Gerne können Sie mich persönlich unter meiner Durchwahl 0203 - 44 98 999-13 anrufen, um sich kostenlos zu erkundigen. 

Gerne bin ich Ihnen dabei behilflich oder stelle einen Kontakt her.