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8 Tipps, die Sie vor der nächsten Warenbeschaffung beachten sollten

haendler-naechster-einkauf-tippsKaum eine Stellschraube ist für einen Einzelhändler so relevant wie die Einkaufspreise und die Konditionen der Warenbeschaffung – schließlich haben diese einen direkten Einfluss auf Ihren Gewinn. Kein Wunder also, dass die Optimierung der Einkaufspreise für viele Einzelhändler zu den wichtigsten Aufgaben im Geschäft gehört. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, welche Tipps Sie vor dem nächsten Einkauf beachten sollten, um das Beste für Ihr Geschäft herauszuholen.

Tipp 1: Produkte über den Hersteller beziehen

Warum dieser Tipp eine attraktive Möglichkeit für viele Einzelhändler darstellt, liegt auf der Hand: Produkte direkt vom Hersteller sind meist um Einiges günstiger, weil keine Gewinnaufschläge von Zwischenhändlern die Preise erhöhen. Auch ist eine Verhandlung mit dem Hersteller über den Preis möglicherweise eher möglich, als wenn die Produkte über Andere und Drittanbieter erworben werden. Es gilt der Grundsatz: Je näher Sie an der Quelle kaufen, desto günstiger werden die Produkte sein.

Tipp 2: Konkursware oder Restpostenware beziehen

Eine weitere Möglichkeit die Einkaufspreise zu minimieren besteht darin, Konkurs- oder Restpostenware zu beziehen. Bei Konkursware handelt es sich um Ware, welche für einen günstigeren Preis veräußert wird, weil das Unternehmen Konkurs anmelden musste und Lagerbestände verkleinert. Die Qualität der Ware ist somit nicht von der Preissenkung betroffen. Dies trifft ebenfalls auf Restpostenware zu. Hierbei handelt es sich um Ware, welche für einen günstigeren Einkaufspreis veräußert wird, da sie aus dem Bestand oder aus der Produktion genommen wird. Seine Ware bei Rest- oder Sonderpostenmärkten zu beziehen kann somit eine Überlegung wert sein.

Tipp 3: Auf Großhandelsmarktplätzen einkaufen

Großhandelsmarktplätze im Internet sind nur für gewerbliche Nutzer gedacht und sollen Lieferanten und Einkäufern eine gemeinsame Plattform bieten. Meistens ist dafür eine Registrierung erforderlich, mit der Ihre gewerbliche Tätigkeit nachgewiesen werden muss. Nach dem Durchstöbern der Waren können Sie auf solchen Plattformen häufig direkten Kontakt zum Anbieter aufnehmen und auch hierbei eventuell noch verhandeln.

Manche Anbieter von Großhandelsmarktplätzen erheben für die Nutzung Gebühren, andere nicht. Die Gebühren seriöser Anbieter sind aber in der Regel jährlich zu entrichten und nicht höher als 100 €.

Tipp 4: Preise und Konditionen vergleichen

Leider genügt es nicht, am Anfang der Geschäftsaufnahme Preise zu vergleichen und Konditionen zu verhandeln – in einem dynamischen Markt sind auch die Herstellerpreise dynamisch und müssen immer wieder neu vergleichen und verhandelt werden, wenn Sie am Ball bleiben wollen. Sonst kann es leicht passieren, dass Sie neue, günstigere Großhändler oder Importeure übersehen und somit Teile Ihres Gewinnes verschenken. Auch ein strategischer Kurswechsel seitens eines Anbieters, eine Firmenfusion oder aktuelle Trends am Markt können dazu führen, dass die Bezugspreise schwanken.

Somit müssen Sie also die bestehenden Geschäftsbeziehungen mit Ihren Lieferanten immer wieder hinterfragen und gegebenenfalls nachverhandeln. Auch die Kaufnebenkosten wie Versandkosten und Gebühren für geringe Liefermengen sollten Sie in Ihrer Auswahl der Lieferanten miteinbeziehen, egal, ob Sie bestehende Verträge überprüfen oder mehrere neue Lieferanten vergleichen.

Neben dem Kaufpreis und den Kaufnebenkosten sollten Sie auch andere Faktoren berücksichtigen, auch wenn diese einen direkten Vergleich erschweren. Welche Lieferanten bieten zum Beispiel Boni an, unterstützen Sie anderweitig, stellen interessantes Werbematerial zur Verfügung oder stehen in einem freundschaftlichen Verhältnis zu Ihnen, sodass Sie auf neue Produkte und Trends rechtzeitig aufmerksam gemacht werden?

Tipp 5: Preise und Konditionen richtig verhandeln

Das richtige Verhandeln der Preise stellt sich dabei für viele Einzelhändler immer wieder als schwierig dar. Grundsätzlich gibt es vermutlich natürliche Verhandlungstalente und sinnvolle Seminare zum Erlernen dieser Fähigkeit, aber auch schon ein paar einfache Grundlagen können Ihnen in der nächsten Verhandlung nützlich sein:

Egal ob Sie mit Ihrem bestehenden Lieferanten die Preise oder Konditionen nachverhandeln oder die Verhandlung mit einem neuen Lieferanten aufnehmen wollen – Sie benötigen immer eine Ausgangsbasis für die Verhandlung.

Dazu eignen sich besonders gut aktuelle Anlässe wie zum Beispiel das Eintreten neuer Lieferanten in den Markt oder eine Veränderung der Marktsituation. Veränderungen in der Produktion oder Zusammensetzung Produkte oder eine Verlagerung der Produktion in ein anderes Land können ebenfalls gut als Aufhänger genutzt werden. Auch wenn Sie ein langjähriger Kunde sind, im letzten Geschäftsjahr besonders große Mengen gekauft haben oder im kommenden Geschäftsjahr große Mengen kaufen wollen, kann dies ein Grund für einen Preisnachlass sein.

Außerdem sollten Sie mit einem klaren Ziel vor Augen in die Verhandlungen gehen. Was möchten Sie im Idealfall erreichen, mit welchen Preisen können Sie auch noch leben und unter welchen Umständen kommt eine Zusammenarbeit für Sie gar nicht in Frage? Wenn Sie sich diese Fragen im Vorfeld gestellt und beantwortet haben, werden Sie bei den Verhandlungen souveräner auftreten können und konsistenter in Ihren Vorstellungen wirken. Verhandlungspartner ohne klarem Ziel vor Augen erscheinen häufig unsicher und lassen sich zu schnell in eine bestimmte Richtung drängen.

Fallen Sie außerdem ruhig mit der Tür ins Haus: Manche Lieferanten oder Verkäufer wollen die Frage nach dem Preis möglichst lange hinauszögern – vor allem dann, wenn er überhöht ist. Indem Sie gleich zu Beginn der Verhandlung den genauen Preis sowie die Konditionen erfragen, übernehmen Sie die Führung des Gespräches und zeigen, dass man Sie nicht so leicht hinhalten kann.

Bleiben Sie während der Verhandlung konsequent und glaubwürdig. Wenn Sie mit klar definierten Zielen in die Verhandlung gehen und Ihrem Verhandlungspartner gegenüber einigermaßen offen sind (also zum Beispiel nicht aus erfundenen Gründen eine Verhandlung neu aufnehmen) sollte sich das aber von selbst ergeben.

Trotz der entgegengesetzten Wünsche an das Geschäftsverhältnis seitens des Einzelhändlers und des Lieferanten sollte ein partnerschaftlicher Umgang das Ziel sein. Letztendlich wollen Sie beide voneinander profitieren und ein Ihnen freundlich gesinnter, loyaler Lieferant wird Ihnen langfristig mehr nützen als jemand, mit dem eine unterschwellige Feindschaft herrscht. Ein offener, freundlicher Umgang miteinander wird von den meisten Menschen auch im Berufsleben geschätzt und ist bei Verhandlungen häufig erfolgreicher als ein autoritärer Stil und Druckausübung.

Übrigens: Neue Lieferanten sind häufig geneigter, auf die Wünsche Ihrer potentiellen Kunden einzugehen. Allerdings besteht bei ihnen auch weniger Erfahrungsschatz bezüglich der Verlässlichkeit und Zusammenarbeit, weshalb es hilfreich sein kann, Beziehungen zu neuen und altbekannten Lieferanten zu unterhalten. Von neuen Lieferanten und Importeuren erfahren Sie in entsprechenden Verzeichnissen, Messen und durch Recherche im Internet.

Wie unter Tipp 3 beschrieben, beeinflusst aber nicht nur der Preis, sondern auch die übrigen Konditionen im besten Fall Ihre Wahl des Lieferanten. Häufig sind Lieferanten auch eher gewillt, Ihnen bei den Konditionen entgegenzukommen, als Abstriche beim Preis zu machen. Wenn Ihnen Letzteres also nicht gelingen sollte, versuchen Sie ein längeres Zahlungsziel, einen Mengenrabatt oder Ähnliches zu erreichen.

Tipp 6: Zahlungsziele aushandeln oder Skonto nutzen

Ein Zahlungsziel ist eine Vereinbarung zwischen Ihnen und dem Lieferanten, die Rechnung erst zu einem späteren Zeitpunkt nach Erhalt der Ware zu begleichen. Das bringt einen Vorteil für die Liquidität, wenn die Rechnung dann zum Teil schon aus Umsatzerlösen gedeckt werden kann.

Die Vorteile von Zahlungszielen liegen daher auf der Hand:

Das Eigenkapital wird geschont und steht für langfristige Investitionen im Anlagevermögen zur Verfügung, die Kreditlinien werden nicht so stark ausgenutzt, was als Risikopuffer für einen schwankenden Geschäftsverlauf günstig ist, daneben fallen auch weniger Kreditzinsen an. Außerdem ist das Zahlungsziel ein Kredit des Lieferanten, der in der Regel ohne Verzinsung gewährt wird. Zusätzlich schaffen vereinbarte und eingehaltene Zahlungsziele Vertrauen in der Geschäftsbeziehung.

Um ein in Deutschland übliches Zahlungsziel von 20 bis 21 Tagen zu verhandeln, sollten Sie sich bestens mit Ihrem Geschäft und Ihrer Liquiditätslage auskennen, um davon ausgehend argumentieren zu können. Nähere Informationen zur Verhandlung eines Zahlungszieles erhalten Sie hier.

Bei einem Skonto handelt es sich dagegen um einen Preisnachlass, der Ihnen gewährt wird, wenn Sie die Rechnung innerhalb eines vorher festgelegten Zeitraumes begleichen. Der Prozentsatz beträgt dabei meistens zwischen 2-3%, kann aber auch bis zu 5% gehen, wenn der Zeitraum relativ kurz oder sogar direkt ein Bankeinzug vereinbart worden ist.

Ein Lieferant bietet Ihnen diese Möglichkeit an, weil dieser dadurch selbst seine Liquidität erhöhen kann, auch wenn dies zu Lasten seiner Rentabilität geht. Wenn Sie den Skonto ziehen, also rechtzeitig bezahlen und den Preisnachlass erhalten, liegt bei Ihnen die umgekehrte Situation vor: Durch die schnelle Zahlung wird Ihre Liquidität belastet, die Rentabilität jedoch erhöht.

Ein längeres Zahlungsziel aushandeln und nutzen und einen Skonto ziehen steht also meistens im Widerspruch zueinander. Welche Möglichkeit Sie nutzen sollten, sagt Ihnen Ihre Liquiditätsplanung: Benötigen Sie in der nächsten Zeit eher mehr liquide Mittel oder wollen Sie Ihren Umsatz steigern, indem Sie die Kosten senken?

Rein von der Rentabilität her ist die Nutzung des Skontos in der Regel günstiger als die Inanspruchnahme des Lieferantenkredites.

Tipp 7: Elektronische Einkaufsdaten richtig verwalten und lesen

Ein Einkauf ist keine einmalige Sache, bei welcher es nur darum geht, einmal Waren günstig zu beschaffen. Ebenso wichtig kann es sein, die getätigten Einkäufe richtig zu analysieren um zukünftige Einkäufe besser koordinieren zu können.

Wirklich clever können Sie als Händler nur dann einkaufen, wenn Sie sich nicht nur an den günstigsten Preisen und Konditionen orientieren, sondern wissen, welche Produkte top und welche flop sind. Diese Informationen erhalten Sie von produkt- und qualitätsbezogenen Informationssystemen, die Ihnen zum Beispiel die Anzahl der Reklamationen oder den Warenumschlag anzeigen oder einen Hinweis darauf liefern, ob die Preissetzung stimmt. Einen Überblick und hilfreiche Tipps bezüglich der verschiedenen Informationssysteme und ihrer Aufgaben finden Sie hier.

Bei den jeweiligen Informationssystemen ist zu beachten, welche Informationen genau geliefert werden und wie Sie damit umgehen. Wareneinsätze sollten zum Beispiel zunächst auf die Aktiv-Seite der Bilanz in den Warenbestand gebucht werden. Erst dann, wenn auch der zugehörige Umsatz gebucht wird (Sie die Waren also tatsächlich verkaufen), sollte in den Aufwand gebucht werden. Auf diese Weise erhalten Sie einen periodengerechten Deckungsbeitrag: Sie können für jede beliebige Periode die erwirtschafteten Deckungsbeiträge errechnen und in Ihre Gewinn- und Verlustrechnung miteinbeziehen. So wird die aktuelle Leistung Ihres Geschäftes besser widergespiegelt und Sie behalten immer den Überblick.

Andernfalls könnte man sich schnell dazu verleiten lassen, die Zahlen schön zu reden: “Ich habe ja gerade viele Waren eingekauft, das bekomme ich ja auch sicher später wieder rein.”, sind Sätze, die häufig gesagt werden, Ihnen im Hinblick auf den Erfolg Ihres Geschäftes aber nicht hilfreich sein werden.

Tipp 8: Strukturen für Online-Einkäufe schaffen

Zuletzt habe ich noch einen wichtigen Tipp für Sie, was das Einkaufen online betrifft: Als Steuerberater stelle ich nicht selten fest, dass gerade bei Online-Einkäufen immer wieder hinterher die Belege fehlen. Das ist nicht nur für mich ärgerlich, sondern kann auch für Sie verheerende Folgen haben – spätestens bei einer Betriebsprüfung.

Um das zu vermeiden, müssen Sei sich interne Strukturen schaffen. Gerade bei kleineren Bestellungen, die “mal eben schnell” getätigt werden, geht das Sammeln von Belegen ansonsten leicht unter.

Ein beliebter Schwachpunkt ist die Bestellung über Drittanbieter: Sie bestellen zum Beispiel über Amazon, die Ware wird aber von einem Unterhändler geliefert. Hier können Sie zu einem späteren Zeitpunkt schnell mit Lieferscheinen und Rechnungen der verschiedenen Geschäftspartner durcheinander kommen.

An dieser Stelle ist es besonders wichtig, dass Sie ein System für die Ablage der Belege schaffen, welches Sie immer anwenden und in dem Sie sich hinterher auch zurecht finden.

Ein weites Problem bei der Bestellung im Onlinehandel ist, dass Rechnungen oft nur digital vorliegen: Sie werden nicht mehr per Post, sondern nur als PDF per E-Mail zugeschickt. Bei manchen Lieferanten kann es auch sein, dass Rechnungen überhaupt nicht verschickt werden, sondern von Ihnen im Kundenbereich selbstständig heruntergeladen werden müssen. Gerade in so einem Fall müssen Sie besonders aufpassen, dass Sie die Belege auch abrufen und sicher speichern.

Denn es gilt: Digitale Rechnungen dürfen nicht einfach ausgedruckt und dann gelöscht werden! Sie müssen im Original, also in Ihrer digitalen Form, abgespeichert werden, ansonsten wird es bei einer Betriebsprüfung Ärger geben.

Fazit

“Im Einkauf liegt der Gewinn” ist eine alte Kaufmannsweisheit, die auch heute noch ihre Gültigkeit hat. Durch verschiedene Tipps sollte es Ihnen gelingen, die Kosten für die Warenbeschaffung gering zu halten – behalten Sie zum Beispiel die Lieferanten stets im Blick, verhandeln Sie Preise und Konditionen neu, sichern Sie sich längere Zahlungsziele und Skonti und achten Sie darauf, Belege richtig aufzubewahren.

Haben Sie noch Fragen zu unseren Tipps oder können Sie von einem Trick berichten, der Ihnen immer geholfen hat? Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar oder benutzen Sie unser Kontaktformular. New Call-to-action

Heinz Potthast

Autor: Heinz Potthast

Heinz Potthast ist Steuerberater und Wirtschaftsprüfer mit einem großen Erfahrungsschatz durch seine langjährige Tätigkeit bei namhaften Gesellschaften wie KPMG und PKF. Er ist das Gesicht, das übergeordnete Kontrollgremium und der Leiter unserer Kanzlei. Er betreut jeden unserer Kunden persönlich. Heinz Potthast is tax consultant in Germany with an huge international network to help companies all over the world.

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